Yleinen tietosuojaseloste

1) Rekisterinpitäjä

Oy Julius Tallberg Ab (Y-tunnus: 0114668-5) konserniyhtiöineen
Suomalaistentie 7, 02270 Espoo
(”Tallberg-konserni” tai ”Rekisterinpitäjä”)

2) Yhteydenotot

Kirjeitse tai sähköpostitse osoitteeseen: info@tallberg.fi. Yksilöi viestiotsikkoon ”tietosuoja-asiat”. Ottaessasi yhteyttä rekisterinpitäjään asiaasi ryhtyy hoitamaan nimeämämme yhteyshenkilö. 

3) Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely Tallberg-konsernissa perustuu pääsääntöisesti sidosryhmä-, asiakas- tai yhteistyösuhteeseen – erit. osapuolten väliseen sopimukseen, lakisääteiseen velvollisuuteen tai oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjä harjoittaa muun muassa kiinteistökohteiden (ja liitännäisten kohteiden, ml. autopaikkojen ja varastojen) omistus-, myynti-, vuokraus-, kehitys- ja ylläpitotoimintaa. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee siten henkilötietoja liiketoimintaan liittyvien sopimusten täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi – kuten kiinteistön omistukseen, myyntiin, vuokraukseen sekä kiinteistöhallintoon ja -huoltoon liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakas- ja yhteistyösuhteeseen liittyvään kommunikaatioon ja viestintään.

Lisäksi käsitellään henkilötietoa sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen sekä osakkeenomistajien tietojen käsittelyyn muun muassa mahdollistamaan osakkeenomistajien ilmoittautuminen yhtiökokouksiin. Rekisterinpitäjällä voi myös olla lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietoa. Lakisääteinen velvollisuus voi perustua esimerkiksi kirjanpitolakiin, yhtiölainsäädäntöön, vahingonkorvaus-, tilaajavastuu-, maankäyttö- ja rakennus-, työturvallisuusvelvoitteisiin ja verotusmenettelylakiin. Henkilötunnuksen voimme tallentaa vuokrasopimus- tai muusta sopimuskumppanistamme tai muusta vuokraustoiminnassa tarvittavasta henkilöstä tietosuojalain perusteella (1050/2018).

Rekisterinpitäjällä, mahdollisella yhteisrekisterinpitäjällä tai sopimuskumppanilla ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöllä voi olla lain rajoissa oikeus käyttää henkilötietoja mielipide- tai asiakastyytyväisyystutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin kuten suoramarkkinointiin muun muassa oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi. Kiellosta huolimatta rekisteröidyille voidaan lähettää asiakkuutta koskevaa tietoa, jos se on välttämätöntä palvelun tai lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi. 

4) Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yritys, yhteisö, virasto, titteli
  • Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Henkilötunnus
  • Osake- ja äänimäärät, äänestystiedot, kokouksiin osallistumisen tiedot
  • Ikä ja kieli
  • Tiedot liiketoimintakiellosta, velkajärjestelystä ja kansainvälisten pakotteiden kohdistumisesta sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annetun lain edellyttämiä tietoja
  • Vuokrasopimukseen tai muuhun osapuolten väliseen sopimukseen liittyvät tiedot (ml. vuokra-aika, tiedot vuokrasta ja vakuudesta, mahdollisista erilliskorvauksista esim. korvaus sähköstä, tiedot vuokrantarkistuksesta ja tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta)
  • Maksutapatiedot ja laskutustiedot
  • Osapuolten välinen kommunikaatio, palautteet ja reklamaatiot
  • Kehitysprojekteissa ja investointihankkeissa kerättävät tiedot (ml. tilaajavastuulaissa tarkoitetut tiedot sekä projektiin osallistuvien henkilöiden nimi-, yritys-, lailliset ammatti/pätevyys- ja yhteystiedot)
  • Omaisuuden yksilöimiseksi toimenpiteitä varten tarvittavat tiedot (kuten ajoneuvon rekisteriote)
  • Muut mahdolliset asiakkuuden hoitoon, yhteistyöhön tai asiaan liittyvät tiedot
  • Mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot

Muun muassa tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla rakennus- ja korjaustyömaalla ja yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä pidettävä luettelo voi sisältää: rakennustyömaan tai -kohteen nimi, pääurakoitsijan nimi, aliurakoitsijoiden nimet, tilaajan/rakennuttajan nimi, valvojan, vastaavan mestarin, työturvallisuuskoordinaattorin, rakennushankkeeseen ryhtyvän, yhteyshenkilöiden, työntekijöiden ja itsenäisten työnsuorittajien etu- ja sukunimi ja y-tunnus/henkilötunnus (tai sitä vastaava ulkomainen tunniste), kasvokuva, työ- tai palvelusuhteen laatu, kotivaltio, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, veronumero, A1- tai E101-todistus tai muu ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden peruste (ml. oleskelu- ja työluvat), työnantaja, työnantajan y-tunnus, lähetetyistä työntekijöistä edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa, työntekijän kuittaus suoritetusta perehdyttämisestä ja muusta koulutuksesta, työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymisaika, tehdyt työtunnit ja -päivät, sekä päättyneen kulkuluvan palautusaika ja mahdolliset liiketoimintakiellot.

5) Mistä henkilötiedot saadaan

Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään (mm. yhteistyön, oikeustoimien ml. yhtiöoikeudelliset toimet, tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Lisäksi tietoja voidaan vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttämättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, viranomaisilta sekä julkisista tietolähteistä ja rekistereistä, henkilön työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään sekä tietopalveluista lain sallimissa rajoissa.

Kehitysprojekteissa ja investointihankkeissa esimerkiksi rakennustyömaita koskevat tiedot kerätään palveluntuottajilta, pääurakoitsijoilta, henkilöiden työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä sekä tietopalveluista.

6) Henkilötietojen luovutus, siirto, vastaanottajat sekä näitä koskevat käsittelykäytänteet

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

Tallberg-konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme tehneet valittujen yhteistyökumppaniemme kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Tallberg-konsernin tai siihen kuuluvien yhtiöiden puolesta. Henkilötietoja voidaan näin siirtää alihankkijoille, kuten tilitoimistoille, maksupalveluntarjoajille sekä muille palveluntarjoajille (kuten vuokrahallintajärjestelmän tai muiden IT-järjestelmien palveluntarjoajille), teknisille managereille tai huoltoyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojalainsäädännön ja -sopimuksen mukaisesti.

Muun muassa kiinteistöjen tekniseen manageeraukseen rekisterinpitäjä käyttää EcoReal Oy:n palvelua, jossa käsitellään tähän liittyviä henkilötietoja kuten yllä on määritelty. Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden viestintään ja tiedottamiseen sekä yhtiöoikeudellisten toimien toteuttamiseen (kuten omistusten hallinta ja yhtiökokousjärjestelyt) käytetään Euroclear Finland Oy:n sähköistä palvelua. Lisätietoja: https://www.euroclear.com/legal/en/privacy.html. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimelta Euroclear Finland Oy:n palvelimelle on SSL-salattu. Osake- ja osakasluettelotiedot ovat julkisia. Rekisterinpitäjä käyttää perintään Intrum-konsernin palveluja, jossa käsitellään tähän liittyviä henkilötietoja. Lisätietoja: https://www.intrum.fi/fi/ratkaisut-yrityksille/tietoja-meista/privacy-terms/. Edellä sanotuissa tilanteissa rekisteröity asioi yleensä suoraan nimettyjen kumppaneiden kanssa. 

Verkkosivuillamme voidaan käyttää evästeitä. Evästeillä kerättyjen tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta sekä kerätään yleistä sivustojen kävijädataa (esimerkiksi Analytics-palvelut). Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita evästetoiminnon poiskytkemisen. Alustat eivät välttämättä toimi moitteetta evästeiden pois kytkemisen jälkeen, sillä osa evästeistä voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. 

Rekisterinpitäjä käyttää sähköpostiviestinnässään ja verkkosivualustaan ulkopuolisten pilvipalveluina tuottamia järjestelmiä, joissa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pilvipalveluissa. Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat USA:n Privacy Shield -järjestelmässä, jonka on katsottu täyttävän EU:n tietosuojasääntelyn edellyttämät vähimmäisvaatimukset.

Mikäli rekisterinpitäjä on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. 

Henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

7) Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuussuhteen, yhteistyön keston sekä kohtuullisen ajan näiden jälkeen tai laissa määriteltyihin sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukaisen ajan. Sopimusperusteisesti kerätyt tiedot voidaan yleensä säilyttää kymmenen vuotta sopimussuhteen päättymisestä ja siitä johtuvien velvoitteiden täyttämisestä lukien.

Vuokrausta koskevia tietoja käsitellään laissa vuokrasopimussuhteen hoitamiselle määritelty aika, jotka ovat i) vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt ja ii) asuntokauppaan, vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Osake- ja osakasluettelotietoja säilytetään lain edellyttämä aika, kuitenkin vähintään 10 vuotta omistusoikeuden päättymisestä lukien.
Maankäyttö- ja rakennuslain, tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla kerättyjä tietoja säilytetään 6 vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa tai työ valmistui tai päättyi, tai muu lain edellyttämä säilytysaika.

8. Tietoturva

Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin nimettyjen henkilöiden tehtävien laajuudessa. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia henkilön yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla kaikille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.

9. Rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, joihin kuuluu tietyissä tilanteissa muun muassa tarkastusoikeus sekä oikeus saada tiedot oikaistua tai poistettua. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lainsäädännössä määrittelemissä tilanteissa. Oikeuksien täysimääräiseen käyttöön voi kohdistua rajoituksia. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Oikeuksien käyttöä koskevat tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja niistä annetaan aina erillinen ratkaisu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden (1) kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö on maksuton. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan rekisteröidyltä periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyyntö. Rekisteröidyllä on oikeus kohdistaa pyyntönsä vain itseään koskeviin tietoihin.

Lisätietoa oikeuksista:

Oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan lainsäädännön nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei niitä tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa, vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä muun muassa, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

10) Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse yllä kohdassa 2) sanotuin yhteystiedoin. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

11) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei se ole saanut asiaansa ratkaistua rekisterinpitäjälle suunnatun yhteydenpidon seurauksena. Ensisijaisesti asia kuitenkin pyritään ratkaisemaan osapuolten välisen keskustelun kautta.

Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa verkkosivulla: www.tietosuoja.fi

12) Yleistä tietosuojaselostetta täydentävät asiakirjat

Kamera- ja kulunvalvonnasta on annettu erillinen tietojenkäsittelyä koskeva seloste, joka on saatavilla rekisterinpitäjältä.
Rekrytointia koskeva henkilötietojen käsittelyseloste toimitetaan työnhakijoille erikseen erillisessä rekrytointi-ilmoituksessa kuvatulla tavalla.

Saatamme muuttaa ja päivittää tätä yleistä tietosuojaselostetta ja sitä täydentäviä asiakirjoja tarvittaessa. Pyydämme tarkistamaan tietosuojakäsittelykäytänteemme säännöllisesti. 

Seloste on päivitetty 15.4.2019.