Tietosuojaselosteet

1) Rekisterinpitäjä

Oy Julius Tallberg Ab (Y-tunnus: 0114668-5) konserniyhtiöineen ja omistamine kiinteistöyhtiöineen
Suomalaistentie 7, 02270 Espoo
(”Tallberg-konserni” tai ”Rekisterinpitäjä”)

2) Yhteydenotot

Kirjeitse tai sähköpostitse osoitteeseen: info@tallberg.fi. Yksilöi viestiotsikkoon ’tietosuoja-asiat’. Ottaessasi yhteyttä rekisterinpitäjään asiaasi ryhtyy hoitamaan nimeämämme yhteyshenkilö. 

3) Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely Tallberg-konsernissa perustuu pääsääntöisesti sidosryhmä-, asiakas- tai yhteistyösuhteeseen – erit. osapuolten väliseen sopimukseen, lakisääteiseen velvollisuuteen tai oikeutettuun etuun. 

Rekisterinpitäjä harjoittaa muun muassa kiinteistökohteiden (ja liitännäisten kohteiden, ml. autopaikkojen ja varastojen) omistus-, myynti-, vuokraus-, kehitys- ja ylläpitotoimintaa. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee siten henkilötietoja liiketoimintaan liittyvien sopimusten täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi – kuten kiinteistön omistukseen, myyntiin, vuokraukseen sekä kiinteistöhallintoon ja -huoltoon liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakas- ja yhteistyösuhteeseen liittyvään kommunikaatioon ja viestintään.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen sekä osakkeenomistajien tietojen käsittelyyn, muun muassa mahdollistamaan osakkeenomistajien ilmoittautuminen yhtiökokouksiin. Rekisterinpitäjällä on myös lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietoja. Lakisääteinen velvollisuus voi perustua esimerkiksi kirjanpitolakiin, yhtiölainsäädäntöön, vahingonkorvaus-, tilaajavastuu-, maankäyttö- ja rakennuslakiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja verotusmenettelylakiin. Henkilötunnuksen voimme tallentaa vuokrasopimus- tai muusta sopimuskumppanistamme tai muusta vuokraustoiminnassa tarvittavasta henkilöstä tietosuojalain perusteella (1050/2018).

Rekisterinpitäjällä, mahdollisella yhteisrekisterinpitäjällä tai sopimuskumppanilla ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä voi olla lain rajoissa oikeus käyttää henkilötietoja mielipide- tai asiakastyytyväisyystutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, kuten suoramarkkinointiin muun muassa oikeutetun edun perusteella. Sanotut toimet eivät ole ristiriidassa yksilön oikeuksiin tai vapauksiin nähden eivätkä aiheuta suuria riskejä niiden toteutumiselle. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi ja osoitteelliset lähetykset. Kiellosta huolimatta rekisteröidyille voidaan lähettää asiakkuutta koskevaa tietoa, jos se on välttämätöntä palvelun tai lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin yhteydessä käsiteltäessä työhakemuksia ja arvioitaessa hakijoiden soveltuvuutta haettuihin tehtäviin sekä mahdollista työsopimusta edeltäviin toimenpiteisiin ja työsopimuksen täytäntöönpanoon

4) Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Yritys, yhteisö, virasto, titteli 
• Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Henkilötunnus 
• Osake- ja äänimäärät, äänestystiedot, kokouksiin osallistumisen tiedot
• Ikä ja kieli
• Auton rekisterinumero ja muut pysäköintioikeuksia ja -tapahtumia koskevat tiedot
• Tiedot liiketoimintakiellosta, velkajärjestelystä ja kansainvälisten pakotteiden kohdistumisesta sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annetun lain edellyttämiä tietoja
• Vuokrasopimukseen tai muuhun osapuolten väliseen sopimukseen liittyvät tiedot (ml. vuokra-aika, tiedot vuokrasta ja vakuudesta, mahdollisista erilliskorvauksista esim. korvaus sähköstä ja veden kulutuksesta, tiedot vuokrantarkistuksesta ja tiedot mm. vuokrauskohteesta/huoneistosta/pysäköintipaikasta)
• Maksutapatiedot ja laskutustiedot
• Osapuolten välinen kommunikaatio, tilavaraukset, palautteet ja reklamaatiot
• Kehitysprojekteissa ja investointihankkeissa kerättävät tiedot (ml. tilaajavastuulaissa tarkoitetut tiedot sekä projektiin osallistuvien henkilöiden nimi-, yritys-, lailliset ammatti/pätevyys- ja yhteystiedot)
• Omaisuuden yksilöimiseksi toimenpiteitä varten tarvittavat tiedot (kuten ajoneuvon rekisteriote)
• Muut mahdolliset asiakkuuden hoitoon, yhteistyöhön tai asiaan liittyvät tiedot 
• Mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot
• Rekrytoinnissa käsiteltävät muut tiedot (ml. LinkedIn- ja X (ent. Twitter) -yhteystiedot, koulutustiedot, erityisosaaminen ja kielitaito, nykyiset ja aiemmat työtehtävät, työnantajat, tehtävänimikkeet ja tehtäväkuvaukset, suosittelijat, haastattelutallenteet sekä muut työnhakijan luovuttamat tiedot kuten todistuskopiot).
• Mm. tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla rakennus- ja korjaustyömaalla ja yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä pidettävien luetteloiden tiedot (ml. rakennustyömaan tai -kohteen nimi, pääurakoitsijan nimi, aliurakoitsijoiden nimet, tilaajan/rakennuttajan nimi, valvojan, vastaavan mestarin, työturvallisuuskoordinaattorin, rakennushankkeeseen ryhtyvän, yhteyshenkilöiden, työntekijöiden ja itsenäisten työnsuorittajien etu- ja sukunimi ja y-tunnus/henkilötunnus (tai sitä vastaava ulkomainen tunniste), kasvokuva, työ- tai palvelusuhteen laatu, kotivaltio, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, veronumero, A1- tai E101-todistus tai muu ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden peruste (ml. oleskelu- ja työluvat), työnantaja, työnantajan y-tunnus, lähetetyistä työntekijöistä edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa, työntekijän kuittaus suoritetusta perehdyttämisestä ja muusta koulutuksesta, työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymisaika, tehdyt työtunnit ja -päivät, sekä päättyneen kulkuluvan palautusaika ja mahdolliset liiketoimintakiellot). 

5) Mistä henkilötiedot saadaan

Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään (mm. yhteistyön, oikeustoimien ml. yhtiöoikeudelliset toimet, tapaamisten, yhteydenottopyyntöjen, uutiskirjetilausten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Lisäksi tietoja voidaan vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttämättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, viranomaisilta sekä julkisista tietolähteistä ja rekistereistä, henkilön työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään sekä tietopalveluista lain sallimissa rajoissa.

Kehitysprojekteissa ja investointihankkeissa esimerkiksi rakennustyömaita koskevat tiedot kerätään palveluntuottajilta, pääurakoitsijoilta, henkilöiden työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä sekä tietopalveluista. 

Rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja kerätään työnhakijalta työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta, suosittelijoilta sekä rekrytointiprosesseja ja soveltuvuusarviointia toteuttavilta palveluntarjoajilta.

6) Henkilötietojen luovutus, siirto, vastaanottajat sekä näitä koskevat käsittelykäytänteet

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

Tallberg-konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme tehneet valittujen yhteistyökumppaniemme kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Tallberg-konsernin tai siihen kuuluvien yhtiöiden puolesta. Henkilötietoja voidaan näin luovuttaa ja siirtää alihankkijoille, kuten tilitoimistoille, maksupalveluntarjoajille sekä muille palveluntarjoajille mukaan lukien näiden alihankkijat (kuten vuokrahallintajärjestelmän tai muiden IT-järjestelmien palveluntarjoajille), teknisille sekä hallinnollisille managereille tai huoltoyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojalainsäädännön ja -sopimuksen mukaisesti. Edellä sanotuissa tilanteissa rekisteröity asioi yleensä myös tietosuoja-asioissa suoraan kyseisten kumppaneiden kanssa. Lisätietoja on saatavilla aina rekisterinpitäjältä sekä kunkin palveluntarjoajan tietosuojakäytänteistä. 

Verkkosivuillamme voidaan käyttää evästeitä. Evästeillä kerättyjen tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta sekä kerätään yleistä sivustojen kävijädataa (esimerkiksi Analytics-palvelut). Evästeistä informoidaan ja tarvittavat luvat tiedustellaan evästeiden keräämisen yhteydessä. Lisäksi käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita evästetoiminnon poiskytkemisen. Alustat eivät välttämättä toimi moitteetta evästeiden poiskytkemisen jälkeen, sillä evästeet saattavat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Rekisterinpitäjä käyttää sähköpostiviestinnässään ja verkkosivualustallaan ulkopuolisten pilvipalveluina tuottamia järjestelmiä, joissa henkilötietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pilvipalveluissa. Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietojenkäsittelytoiminnassa noudattamaan sellaisia käytänteitä ja sopimusehtoja, jonka on katsottu täyttävän EU:n tietosuojasääntelyn edellyttämät vähimmäisvaatimukset.

Mikäli rekisterinpitäjä on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. 

Henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

7) Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuussuhteen tai yhteistyön keston sekä kohtuullisen ajan näiden jälkeen tai laissa määriteltyihin sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukaisen ajan. Sopimusperusteisesti kerätyt tiedot voidaan yleensä säilyttää kymmenen vuotta sopimussuhteen päättymisestä ja siitä johtuvien velvoitteiden täyttämisestä lukien.

Vuokrausta koskevia tietoja käsitellään laissa vuokrasopimussuhteen hoitamiselle määritelty aika, jotka ovat i) vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt ja ii) asuntokauppaan, vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Osake- ja osakasluettelotietoja säilytetään lain edellyttämä aika, kuitenkin vähintään 10 vuotta omistusoikeuden päättymisestä lukien.

Maankäyttö- ja rakennuslain, tilaajavastuulain, työturvallisuuslain ja verotusmenettelylain nojalla kerättyjä tietoja säilytetään 6 vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa tai työ valmistui tai päättyi, tai muu lain edellyttämä säilytysaika.

Rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin ajan sekä sen jälkeen Sen jälkeen enintään 2 vuotta. Tietoja voidaan säilyttää myös pidempään lain tai muun rekisterinpitäjälle asetetun velvoitteen täyttämiseksi tai rekisterinpitäjälle esitettyihin vaatimuksiin vastaamiseksi. Tietoja voidaan säilyttää pidempään myös tulevia rekrytointiprosesseja varten työnhakijan suostumuksella.

8) Tietoturva

Rekisterinpitäjä käyttää hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Käytettyjä toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin nimettyjen henkilöiden tehtävien laajuudessa. Turvatoimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Sopimuskumppaneilta sekä heidän alihankkijoiltaan edellytetään tietoturvallisia toimintatapoja.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia henkilön yksityisyydelle, ilmoitetaan loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla kaikille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.

9) Rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, joihin kuuluu tietyissä tilanteissa muun muassa tarkastusoikeus sekä oikeus saada tiedot oikaistua tai poistettua. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lainsäädännön määrittelemissä tilanteissa. Oikeuksien täysimääräiseen käyttöön voi kohdistua rajoituksia. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Oikeuksien käyttöä koskevat tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja niistä annetaan aina erillinen ratkaisu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden (1) kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö on maksuton. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan rekisteröidyltä periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyyntö. 

Lisätietoa oikeuksista:

Oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan lainsäädännön nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei niitä tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa, vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä muun muassa, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

10) Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjältä saa lisäohjeita asian hoitamisessa. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse yllä kohdassa 2) sanotuin yhteystiedoin.  

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

11) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei se ole saanut asiaansa ratkaistua rekisterinpitäjälle suunnatun yhteydenpidon seurauksena. Ensisijaisesti asia kuitenkin pyritään ratkaisemaan osapuolten välisen keskustelun kautta. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa verkkosivulla: www.tietosuoja.fi. 

12) Yleistä tietosuojaselostetta täydentävät asiakirjat

Kamera- ja kulunvalvonnasta on annettu erillinen tietosuojaseloste, joka on saatavilla rekisterinpitäjältä. 

Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy verkkosivultamme.

Seloste on päivitetty 31.10.2025.

1) Rekisterinpitäjä

Julius-Tallberg Kiinteistöt Oyj (Y-tunnus: 0691852-5) konserniyhtiöineen ja omistamine kiinteistöyhtiöineen
Suomalaistentie 7, 02270 Espoo, Suomi
Puhelin: +358 20 742 0700
Sähköposti: info@tallberg.fi

2) Rekisterin yhteyshenkilö

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö Jouni Nylund
Suomalaistentie 7, 02270 Espoo, Suomi
Puhelin: +358 400 308 442, 020 7420 727
Sähköposti: jouni.nylund@tallberg.fi

3) Kamera- ja kulunvalvonnan tarkoitus sekä peruste

Kamera- ja kulunvalvonnan tarkoituksena on mahdollistaa kiinteistöjen kulunhallinta käyttöoikeuksin ja avaimin sekä suojata kiinteistöissä toimivien henkilöiden, työntekijöiden, vuokralaisten ja muiden kiinteistöjen pääasiallisten käyttäjien omaisuutta ja tietoa sekä ennaltaehkäistä ilkivaltaa ja rikoksia, auttaa mahdollisten rikosten selvittämisessä sekä lisätä turvallisuutta. Henkilötietoja käytetään edellä sanotuissa rajatuissa tilanteissa tapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin sisältäen myös rikoshälytinten tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu henkilötietolainsäädännön mukaisiin käsittelyn yleisiin edellytyksiin valvontakohteiksi yksilöidyissä kiinteistöistöissä sekä liiketiloissa (”kohde” tai ”kohteet”) siten, kun kamera- ja kulunvalvonnalle on olemassa oikeusperuste, kuten sopimus tai oikeutettu etu keskeisen lainsäädännön mukaisesti: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja Tietosuojalaki (1050/2018).

Rekisterinpitäjä on suorittanut kamera- ja kulunvalvonnan osalta oikeuksien tasapainotestin siten, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Sen lopputuloksena on todettu, että kameravalvontaa suoritetaan vain siellä, missä se on välttämätöntä rajatusti ja ennaltamääritellyin suojatoimenpitein. Kulunvalvontaa suoritetaan puolestaan liikekiinteistöissä, jotka eivät ole henkilöiden yksityisiä asuinhuoneistoja. Lisäksi tietoja kerätään vain rekisterinpitäjän toimesta vain rekisterinpitäjälle tai sen sopimuskumppanille eikä tietoja luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin kohteiden vuokralaisille, joten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä ei voida pitää erityisen merkittävänä suhteessa rekisterin pitäjän suorittamiin henkilötietojen keräys- ja käsittelytoimiin kamera- ja kulunvalvonnassa.

4) Kamera- ja kulunvalvonnan toteutus

Kameravalvonnasta on kerrottu asianmukaisilla kylteillä. Kulunvalvonnasta on kerrottu vuokrasuhteen syntymisen tai avainten luovutuksen yhteydessä. Kamera- ja kulunvalvonnan kohteena ovat rekisterinpitäjän valvontakohteiksi yksilöidyt kohteet. Seloste on jatkuvasti saatavilla rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Kamera- ja kulunvalvonta saatetaan järjestää lisäksi rekisterinpitäjän sopimuskumppanin toimesta. Mahdollisen sopimuskumppanin tiedot annetaan ensisijaisesti kulkuoikeuden myöntämishetkellä ja jälkikäteen tietoa kohteista saa niin ikään ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Sopimuskumppanin oma tietosuojaseloste täydentää osaltaan rekisterinpitäjän antamia tietoja.

5) Rekisterin tiedot

Kameravalvonnasta rekisteriin tallentuvat tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta ei tallenneta.

Kulunhallintajärjestelmiin liitetyt ovilukijat, avainpesät ja avaimet keräävät henkilötietoja, kuten avaintietoja, pääsyoikeustietoja henkilöittäin (käyttäjistä rekisteriin tallennetaan etu- ja sukunimi, titteli, yritys,sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja tapahtumalokin tietoja kulunhallinta- ja hälytysjärjestelmään kirjautumisesta käyttäjästä päivämäärineen ja kellonaikoineen.

6) Rekisterin tietojen hankinta

Kameravalvonnan osalta tiedot muodostuvat tarpeellisiin paikkoihin sijoitettujen kameroiden välittämästä tallenteesta yhteisistä tiloista. Valvonta-alueeseen ei sisällytetä yksityisyyden suojaan kuuluvia alueita. Tieto kerätään joko rekisterinpitäjän ja/tai sen sopimuskumppanin järjestelmään kohteesta riippuen.

Henkilötietoja kerätään kulunvalvonnassa rekisteröidyiltä itseltään muun muassa avaimen luovutuksen yhteydessä kirjallisesti sekä rekisteröidyn kirjautuessa kulunvalvonnan kohteeseen ja/tai liikkuessaan kulunvalvonnan kohteena olevalla alueella sekä käyttäessään rikoshälyttymiä/kulunvalvonnan järjestelmiä. Tieto kerätään joko rekisterinpitäjän ja/tai sen sopimuskumppanin järjestelmään kohteesta riippuen.

7) Tietojen siirto ja luovutus

Kameroiden tallentamia tietoja ei siirretä tai luovuteta säännöllisesti rekisterinpitäjän tai sen sopimuskumppanin tai sopimuskumppanin mahdollisen alihankkijan ulkopuolisille kolmansille tahoille. Pyynnöstä kameroiden tallentamia tietoja luovutetaan valvovalle viranomaiselle, kuten polisiille.

Rekisterinpitäjä ei itse säilytä tietoa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli henkilötietoja säilytetään sopimuskumppaneiden sähköisissä palveluissa, henkilötietoja saatetaan joissakin tilanteissa mahdollisesti tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille. Tällöin tietojenkäsittelystä on sovittu erillisesti EU:n komission hyväksymin tietosuojamekanismein, joiden on katsottu täyttävän EU:n tietosuojasääntelyn edellyttämät vähimmäisvaatimukset.

8) Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lainsäädännössä määrittelemissä tilanteissa. Oikeuksien täysimääräiseen käyttöön voi kohdistua rajoituksia.

• Rekisteröidyllä on lainsäädännön rajoituksin oikeus tarkistaa tietonsa ja vaatia tiedon poistamista.
• Rekisteröidyllä on lainsäädännön rajoituksin oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö on maksullinen, jos edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut alle vuosi.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan tiedot, mitä häntä koskien rekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta poistoa laissa säädetyin perusteluin tai rekisterinpitäjän velvollisuuksien ja oikeuksien perusteella.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasäätelyä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Oikeuksien käyttöä koskevat tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja niistä annetaan aina erillinen ratkaisu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei perustellusta syystä tietopyyntöön vastaamiseen mene kauemmin. Pyyntö on maksuton. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan rekisteröidyltä periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyyntö. Rekisteröidyllä on oikeus kohdistaa pyyntönsä vain itseään koskeviin tietoihin. Pyynnön esittäjältä voidaan pyytää lisätietoa henkilöllisyyden tarkemmaksi selvittämiseksi tai edellyttää henkilökohtaista käyntiä rekisterinpitäjän toimipaikassa henkilöllisyyden varmentamiseksi.

9) Rekisterin suojauksen periaatteet

Kameravalvonnassa syntyvät tallenteet säilytetään valvotuissa tiloissa rekisterinpitäjän omassa laitetilassa tai sopimuskumppanin järjestelmissä tai tarjoamissa pilvipalveluissa. Käyttöoikeus on määritetty ja rajattu vain tietyille ennalta määritellyille henkilölle, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Pääsy tietoihin on suojattu salasanalla ja tarvittavin tietoturvajärjestelyin, kuten palomuurein.

Kamera- ja kulunvalvonnassa syntyvää tietoa kerätään ja käsitellään myös rekisterinpitäjän sopimuskumppanin toimesta. Täydentävää tietoa saadaan tarvittaessa sopimuskumppanilta. Tietoturvallisuussyistä kohde- ja kumppanilistaus ei ole julkinen. Tieto annetaan rekisterinpitäjän toimesta silloin kun tiedonsaantiin on oikeus.

Kulunhallintajärjestelmien tietokannat on suojattu erillisillä kiinteistökohtaisilla käyttölisensseillä, ohjelmointiavaimilla sekä salasanoilla. Pääsy on rajoitettu vain sellaisille henkilöille, joilla on tarve saada kyseisiä tietoja toimenkuvansa perusteella, ja joita sitoo salassapitovelvollisuus.

10) Rekisterin tietojen tuhoaminen

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään rekisterinpitäjän järjestelmissä pääsääntöisesti 2 viikkoa. Sen jälkeen tieto tuhoutuu säännönmukaisesti uuden tallenteen alle. Kuitenkin kameravalvonnan tallenteita voidaan säilyttää enintään 3 kuukautta. Kulunvalvonnan säilytysajat on rajattu kohdekohtaisesti ja niistä saa tietoa rekisterinpitäjältä. Periaatteena on säännönmukainen poisto esimerkiksi tietyn ennalta määrätyn kirjausyksikkömäärän täyttyessä. Jos ennalta määriteltynä tietojensäilytysaikana ilmenee aihetta epäillä tapahtuneen sellainen rikos tai on käynnistynyt viranomaisprosessi, jonka hoitamisessa tietoja tulee säilyttää pääsääntöistä säilytysaikaa kauemmin, tietoja säilytetään tältä osin prosessiin tarvittava aika.

11) Yhteystiedot ja oikeuksien käyttäminen

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksia tai lisätietoa henkilötietojen käsittelystä kohdekohtaisesti, voit olla yhteydessä yllä mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön kirjallisella pyynnöllä. Jos et ole tyytyväinen rekisterinpitäjältä saamiisi vastauksiin, voit olla toissijaisesti yhteydessä tietosuojavaltuutetun toimistoon www.tietosuoja.fi.

Tämä kamera- ja kulunvalvonnan tietosuojaseloste täydentää osaltaan rekisterinpitäjän yleistä tietosuojaselostetta, joka on nähtävillä rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Selvyyden vuoksi todetaan, että rekisterinpitäjän omistamissa tai hallinnoimissa kohteissa kokonaan/itsenäisesti kolmansien (kuten vuokralaisten itsensä) toimesta toteutetusta kamera- ja kulunvalvonnasta saa tietoa suoraan näiltä osapuolilta. Rekisterinpitäjä ei vastaa (ml. valvonnan oikeusperuste ja lainmukainen toteutus) kokonaan kolmansien itsensä aloitteesta ja toimesta toteutetusta kamera- ja kulunvalvonnasta miltään osin.