Yritysmuutto on aina iso ponnistus. Etukäteen huolellisesti suunniteltu ja aikataulutettu muutto säästää paitsi aikaa, myös kustannuksia. Listasimme suunnittelun lisäksi muutamia muitakin onnistuneen yritysmuuton avaimia toimitilojen vaihtoa suunnitteleville.
Usein yritysmuuton hoitamiseen kannattaa ottaa ammattilainen avuksi. Näin muuton isoimmat karikot ja oivallukset tulevat huomioiduiksi kokenein silmin heti alkumetreillä. Tutustu vinkkeihin ja kysy tarvittaessa lisää ammattilaisilta: Victor Ek – yritysmuutto.
Avaimet sujuvaan muuttoprosessiin
Onnistuneen yritysmuuton tai toimitilojen vaihdon taustalla on aina huolellinen, etukäteen tehty suunnittelutyö. Näin itse muutto sujuu jouhevasti ja varmistetaan mahdollisimman häiriötön työn tekeminen tarvittaessa myös muuttoprosessin aikana. Muuttotyöhön apua tarjoavat myös muuttoyritykset. Muuttoyrityksen tarjoamaan palveluun voi kuulua paitsi muuttoauto ja muuttomiehet, myös asiantuntija-apu mutkattoman muuton suunnitteluun ja koordinointiin. Lisäksi vastuulliset kierrätysratkaisut ovat alan suurille toimijoille tänä päivänä peruspalvelu.
Sujuva muutto alkaa huolellisesta suunnittelusta
Suunnittelua ja aikataulutusta itse tehtäessä kannattaa tutustua uusiin tiloihin huolella, ja varmistaa muutamia tärkeitä käytännön asioita, kuten onko kiinteistössä hissi johon tavarat mahtuvat ja löytyykö kaikille muutettaville kalusteille uudesta toimipaikasta tilaa. Tilojen pohjapiirustukset auttavat kokonaisuuden hahmottamisessa. Tilasuunnittelun voi toki haluttaessaan jättää kokonaan muuttofirman kautta saatavan sisustussuunnittelijan huoleksi. Myös perusasiat kuten toimipisteen tarkka osoite, kulkureitit ja kulkutunnisteisiin tai avaimiin liittyvät asiat kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen muuttoa. Oman henkilökunnan tiedottaminen ja mahdollinen roolitus muuttopäivänä on sekin hyvä olla hoidettuna reilusti etukäteen.
Jo muuttoa suunniteltaessa on hyvä pohtia myös yrityksen eri markkinointimateriaaleihin kuten ikkunateippauksiin, opasteisiin ja kyltteihin liittyvät uudistus- ja tilaustarpeet. Hyvissä ajoin etukäteen on tärkeä varmistaa, että vakuutukset, sähkösopimukset, osoitteenmuutokset ja tietoliikenneyhteydet ovat uudessa toimitilassa kunnossa ja toiminnassa ennen varsinaista h-hetkeä.
Muuttopäivän työ mutkattomaksi
Itse muuttotyötä helpottaa, kun tavarat on pakattu muuttotarroilla merkattuihin laatikoihin ja käytössä on uuden toimitilan pohjakuva, josta selviää mihin mikäkin laatikko tai kaluste on uudessa toimipisteessä matkalla. Myös johdot ja kaapelit on kätevintä irrottaa kokonaan ja pakata muuttolaatikkoon. Kestävät ja tarkoituksenmukaiset muuttolaatikot ja pakkaustarvikkeet helpottavat onnistumista. Oikein pakatut tavarat siirtyvät turvallisesti ja säilyvät ehjinä ja käyttövalmiina uusiin tiloihin. Muuttopalvelun tarjoaja antaa kattavan ohjeistuksen omaa pakkaamista varten tai pakkauspalvelun voi halutessaan lisätä tilattavaan palvelukokonaisuuteen.
Muuttopäivänä kaikilla muuttoon osallistuvilla on tärkeää olla tiedossa muuttoauton pakkaus- ja purkupaikat, yrityksen tai muuttopalvelun muutonaikainen yhteyshenkilö, toimipisteiden tarkat osoitteet sekä kulkureitit. Jos muuttofirman kanssa ei ole sovittu muutossa syntyvistä jätteistä tai muuttosiivouksesta, kannattaa vähintäänkin selvittää kiinteistön jätepisteen sijainti, jotta pakkaustarvikkeet ja muu roska saadaan siivottua pois jaloista mahdollisimman ripeästi muuttoon osallistuvien toimesta.
Onnistuneen yritysmuuton viimeistely
Onnistuneen muuton jälkeen on aika pinota tyhjät muuttolaatikot, tarkistaa että vanha toimitila on luovutuskunnossa ja palauttaa sen avaimet sovitusti. Muista myös kiittää muuttoprosessiin osallistuneita hyvästä suorituksesta!
Muuttotyöhön apua tarjoaa Victor Ek.
Kysy lisää: Juha Koskinen, Projektipäällikkö – Yrityspalvelut, Victor Ek, juha.koskinen@victorek.fi
