Muutto uusiin tiloihin, tehdäänkö muutoksia? Vai pitäisikö nykyistä tilaa kehittää? Olipa kyseessä kumpi tilanne tahansa, niin koko yritys ja sen henkilöstö osallistuu muutokseen. Tämän vuoksi me haluamme varmistaa, että hanke on yritykselle mahdollisimman kätevä ja sujuva. Itseasiassa, tilamuutokset ovat asiakastoimintamme ydintä.
Jouni Nylund ja Kari Oja vastaavat pääosin Tallbergin tilojen vuokrauksesta. Myös Erno Paakki tulee tutuksi vuokrauksen yhteydessä, sillä lähes aina tilaan tarvitaan asiakkaan liiketoiminnan tarpeiden mukaisia ratkaisuja.
– Jouni tai Kari käyvät alustavan keskustelun asiakkaan kanssa. Pienemmissä muutostöissä edetään nopeasti joko asiakkaan itsensä tai esimerkiksi sisustusarkkitehdin tekemän luonnoksen perusteella. Tällaisia ovat esimerkiksi brändin tuomat sisustusmuutokset tai pienet tilamuutokset, Erno kertoo. Hän on Tallbergin tekninen isännöitsijä.
Erno korostaa, että jokainen muutostyö on uniikki ja asiakaslähtöisen tarpeen mukaan hiottu.
– Kevyimmillään muutokset sovitaan suoraan asiakkaan ja urakoitsijan kanssa. Mutta laajoissa muutoksissa onnistuminen syntyy moniammatillisen tiimin yhteistyönä.
Unelmien toimitila-layout perustuu yrityksen tarpeisiin ja niiden toteutus hyvään suunnitteluun. Tähän meillä on selkeä toimintamalli.
Asiakkaan näkemys uudesta tilaratkaisusta ja raakavedos: tämän konkretisoimiseen voi osallistua joko Tallbergin tai asiakaan itse valitsema sisustusarkkitehti tai arkkitehti. Jo varhaisen vaiheen ”raakavedoksesta” ilmenee tilojen käyttäjien lukumäärä, tilajako eri toimintoihin (esimerkiksi työtilojen muodot, sosiaaliset tilat, keittiö).
– Me käymme raakavedoksen läpi ja varmistamme, että muutokset ovat mahdollisia kiinteistön ja esimerkiksi talotekniikan kannalta. Tässä vaiheessa voidaan myös havaita, että kiinteistö voi tarjota muitakin kuin suunnitelmassa esitettyjä mahdollisuuksia, Erno sanoo
– Tarkastelemme asiakkaan puolesta kokonaisratkaisun lisäksi purku- ja pohjustustöiden osuutta, rakentamisen vaiheita, talotekniikan toimivuutta sekä muun muassa kiinteistön ja tilan turvakysymyksiä.
Vuorovaikutus tuottaa lisää ideoita
Toimitilasuunnitelma valmistuu pitkälle edellisissä työvaiheissa. Sitä ohjaa aina tilojen käyttäjien tarpeet, mutta myös kiinteistöön liittyvät näkökulmat.
– Vuorovaikutus tässä vaiheessa on osa ammattimaisen kiinteistönomistajan toimintaa, mikä tuottaa arjessa hyötyjä kaikille osapuolille. Jos esimerkiksi kiinteistöön on tulossa remontti, sen yhteyteen voidaan suunnitella myös asiakaskohtaisia tai toimitilakohtaisia muutostöitä. Tai päinvastoin, jos asiakkaalla on tarve muuttaa tiloja laajasti, sen yhteyteen voidaan aikatauluttaa esimerkiksi muita kiinteistön perusparannuksia tai energiantehokkuustoimenpiteitä, Erno selventää.
Ennen 
Jälkeen
Kilpailutus on yksi tärkeimmistä vaiheista
Työn kilpailutus: kun toimitilasuunnitelma on valmis, Tallberg voi kilpailuttaa rakentamisvaiheen työt asiakkaan puolesta. Tämä vaihe on suunnittelun rinnalla yksi tärkeimmistä: nyt päästään tarkentamaan budjettia sekä ajankäyttöä. Ennen kaikkea nyt työhön on kiinnitettävä osaavimmat tekijät.
– Näihin hankkeisiin kuuluu laaja joukko eri alojen ammattilaisia: projektipäällikkö, arkkitehti, rakennesuunnittelija, talotekniikan suunnittelijat, urakoitsijat ja tietysti lupa-asioista vastaavat tahot sekä rakennusvalvonta.
Kilpailutukseen otetaan huomioon työn tilaajan osoittamat toimijat, minkä lisäksi Tallbergille on jo muodostunut Tallbergin kiinteistöt tuntevien, osaavien rakennusalan yritysten kumppanuusverkosto.
Budjetti ja aikataulu
Budjetti ja aikataulu: kaikki tiivistyy budjetin laadintaan ja hallintaan sekä aikatauluihin. Budjetti laaditaan huolellisesti, minkä jälkeen asiakkaan kanssa sovitaan kustannuksista.
– Erittäin tärkeä vaihe ennen rakennustyön aloittamista: käymme yhdessä läpi, mikä osa kuuluu asiakkaalle ja mikä kiinteistölle. Samalla sovitaan siitä, miten kustannuksista huolehditaan käytännössä. Esimerkkinä käy hyvin malli, jossa osa kustannuksista kuului kiinteistölle ja asiakkaan osuus jyvitettiin pitkälle ajalle vuokraan, Erno kuvailee.
Asiakkaan asialla kaikissa vaiheissa
Haluamme toteuttaa hankkeen asiakkaan puolesta siten, että asiakkaalle jää aikaa huolehtia muutosten vaikutuksesta oman työn tekemiseen.
Viralliset kokoukset: Tallberg huolehtii muutostöihin liittyvistä epävirallisista ja virallisista kokouksista (aloitus- ja välipalaverit, lopputarkastus ja taloudellinen loppuselvitys). Asiakas osallistuu näihin lähinnä silloin, kun kyseessä on tavallista mittavampi hanke.
Tehtävämme on huolehtia siitä, että hanke toteuttaa laaditun suunnitelman ja etenee sovitussa aikataulussa, sovitussa budjetissa. Jos jokin asia ei etene tai tietoon tulee jokin poikkeama, silloin olemme asiakkaaseen yhteydessä.
– Tässä vaiheessa meillä on yleensä jo ratkaisuehdotuskin laadittuna, Erno lupaa.
