Tallberg on ottanut käyttöön uuden HelpDesk-palvelun, jonka tavoitteena on, että arki on huolettomampaa niin vuokralaisille kuin huoltohenkilöstöllekin. Caverionin HelpDesk-palvelu vastaakin entistä paremmin asiakkaiden toiveisiin helppokäyttöisestä ja luotettavasta tavasta olla yhteydessä kiinteistöjen ylläpitoon.
Asiakaspalautteesta palveluksi
Tallbergin asiakastyytyväisyyskyselyissä nousi esiin vuokralaisten toive selkeämmästä tavasta tehdä huoltopyyntöjä. Uudistuksessa toivottiin helppokäyttöistä ja vaivatonta tapaa ottaa yhteyttä kiinteistöihin liittyvissä pulmatilanteissa.
Aikaisemmin vuokralaisten huoltopyynnöt Tallbergin huoltohenkilöstölle kulkivat useita eri reittejä: puheluina, sähköposteina ja jopa käytäväkeskusteluina. Tämä toi haasteita pyyntöjen seurantaan ja hidasti pyyntöihin reagointia.
”Kyselyissä toivotuimmat kanavat olivat puhelin ja sähköposti. Niiden pohjalta lähdimme yhdessä Caverionin kanssa rakentamaan toimivampaa ratkaisua”, kertoo Tallbergin tekninen kiinteistöpäällikkö Robert Sandholm.
Yksi yhteydenottokanava, parempi asiakaskokemus
Nyt kaikki huoltopyynnöt ohjautuvat keskitetysti Caverionin HelpDeskiin, joka on tavoitettavissa yhdestä puhelinnumerosta ja sähköpostiosoitteesta. Tämä takaa nopean vasteen ja tuo varmuutta vuokralaisille. Enää ei tarvitse pohtia mikä kanava tai yhteystieto palvelee minkäkin kiinteistön kohdalla parhaiten, vaan pikaista apua saa aina, myös lomakaudella ja kiireisinä ruuhkahuippuina.
”HelpDesk takaa nopeat vasteajat ja kaikki pyynnöt kirjautuvat huoltokirjaan. Näin varmistamme, että mikään asia ei jää hoitamatta. Samalla saamme myös arvokasta dataa mahdollisten korjaus- ja ylläpitotarpeiden ennakointia varten”, sanoo Esa Rytky, yksikön päällikkö Caverionilta.
Ensimmäisen käyttökuukauden aikana HelpDeskiin tuli jo mukavasti yhteydenottoja, joista suurin osa liittyi yksittäisiin korjaustarpeisiin. Tämä tieto on otettu Tallbergilla tyytyväisenä vastaan, kanava on löydetty vuokralaisten keskuudessa nopeasti.
HelpDeskistä hyötyjä myös kiinteistön ylläpidolle
Huoltokutsujen keskittäminen ei ainoastaan helpota vuokralaisia, vaan myös selkeyttää huoltohenkilöstön arkea. Kun kaikki tehtävät kirjautuvat järjestelmään, priorisointi, resurssien kohdentaminen ja työnjohdon näkymä helpottuvat. Caverion on kiinteistötekniikan markkinajohtaja Suomessa. HelpDeskin asiantuntijat ymmärtävät vuokralaisten tarpeet, sekä sen, miten asia tulee viestiä huoltohenkilöstölle.
”On tärkeää, että oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tämä näkyy suoraan asiakaskokemuksen paranemisena”, Sandholm toteaa.
Katse kohti tulevaa
HelpDeskissä huoltokirjaan kirjattu data auttaa myös ennakoimaan tulevia huoltotarpeita ja ehkäisee mahdollisia suurempia korjaustarpeita. Nykyistä palvelua on jo sovittu laajennettavan etävalvonnalla ja jatkossa on tarkoitus hyödyntää digitalisaation ja tekoälyn tuomia mahdollisuuksia entistä enemmän kiinteistöhuollon toimintamalleissa.
” Toimimme saumattomassa yhteistyössä Tallbergin vuokralaisten ja huoltohenkilöstön sekä kiinteistöjohdon kanssa. Haluamme omalta osaltamme mahdollistaa kiinteistöjen vaivattoman käytön ja vuokralaisten arjen sujuvuuden”, Rytky kiteyttää. ”Yksi numero ja sähköpostiosoite varmistavat, että vuokralaisen on helppo toimia. Tätä ilosanomaa saamme nyt viedä yhteistyössä Caverionin kanssa eteenpäin”, vahvistaa Sandholm.
Näin käytät HelpDesk-palvelua
Kiireelliset asiat: soita HelpDeskiin 0800 157 777 (24/7)
Kiireettömät asiat: lähetä sähköposti kiinteistohelp@caverion.com
Muista aina kertoa kiinteistön nimi ja osoite sekä selkeä kuvaus huoltotarpeesta. Näin asia hoituu nopeasti kuntoon!
Kuvassa: Robert Sandholm
